Pengelolaan Arsip Tunjang Kegiatan Administrasi

Pengelolaan Arsip Tunjang Kegiatan Administrasi

 

SAMARINDA-Pengolahan arsip dengan baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancar. Namun seringkali SKPD tidak serius mengelola arsip dengan berbagai alasan. Oleh karena itu, diperlukan penyelenggara arsip yang sesuai dengan kaidah dan standar sebagaimana dibutuhkan dalam sistem kearsipan nasional.

“SKPD wajib memberikan perlindungan dan keamanan arsip termasuk menyiapkan sumber daya manusia dalam bidang kearsipan," kata Kepala Badan Arsip Daerah  Provinsi Kaltim Mariansyah, akhir pekan lalu.

Dikatakan, berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruk pengelolaan arsip. Maka untuk meningkatkan kemampuan memelihara dokumen negara, Badan Arsip Daerah Kaltim terus  meningkatkan  SDM  tenaga arsip  melalui penyelenggaraan sosialisasi maupun pendidikan dan pelatihan kearsipan.

“Saat ini kendala yang dihadapi dalam penanganan arsip ialah masalah sumber daya manusia (SDM).  Di Kaltim saat ini baru ada 16 arsiparis namun mereka hanya ada di Badan Arsip, sedangkan di SKPD Provinsi seharusnya minimal ada dua orang arsiparis tapi yang ada cuma agendaris atau pengelola arsip," papar Mariansyah.

Dikatakan, untuk pembinaan yang dilakukan SKPD dapat melalui pendidikan dan latihan (diklat), sosialisasi, bimbingan teknis, asistensi dan supervisi kearsipan. Pembinaan tidak hanya untuk sumber daya manusianya tapi juga pada sistem lembaga maupun sarana dan prasarana agar proses penciptaan hingga penyimpanan arsip sampai waktu yang ditentukan bisa langgeng.

"Sosialisasi ataupun diklat penting karena diharapkan mampu meningkatkan keterampilan menyimpan dan memelihara dokumen. Baik yang memiliki nilai sejarah maupun terkait pelaksanaan pemerintahan. Hal tersebut perlu dipelajari dan selanjutnya diaplikasikan di setiap SKPD sehingga terwujud arsip yang bernilai guna," paparnya.

Mariansyah menambahkan, pengetahuan yang diperoleh dapat disosialisasikan pada rekan yang mempunyai ketertarikan dengan kearsipan. Sehingga informasi kearsipan yang ada tidak hanya diketahui  dalam lingkup SKPD tapi juga pada masyarakat luas.

"Kita mengajak seluruh penyelenggara kearsipan pemerintah yang berorientasi pada peningkatan mutu pelayanan publik. Ini dapat dilakukan dengan penataan dan pengelolaan arsip yang lebih baik dan profesional,” kata Mariansyah.

Dikatakan, peran Badan Arsip untuk pembangunan ada tiga yaitu,  menetapkan kebijakan di bidang kearsipan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan kearsipan. Adapun kebijakan Badan Arsip di tingkat provinsi ada Peraturan Gubernur yaitu tentang pedoman penyelenggaraan kearsipan meliputi penciptaan, proses penyusutan dan pemeliharaan arsip. (mar/sul/hmsprov)

//Foto: Pelaksanaan diklat kearsipan, pengelolaan keuangan dan diklat pra-pensiun di Bandklat Kaltim pekan lalu. (dok/humasprov kaltim).

 

Berita Terkait
Government Public Relation