Arsip Dinamis Harus Mampu Diakses Umum

Arsip Dinamis Harus Mampu Diakses Umum

 

SAMARINDA – Para arsiparis (pengelola arsip) di setiap lembaga, instansi maupun perusahaan harus memiliki kemampuan mengklasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, sehingga dapat diakses publik.

“Kita sudah ada Pergub terkait pembuatan sistem klasifikasi, keamanan dan akses arsip dinamis dan peraturan ini harus dipahami arsiparis di setiap lembaga, instansi maupun swasta,” kata Staf Ahli Gubernur Bidang Pendidikan dan Kebudayaan H Sigit Muryono saat mewakili Gbernur Kaltim pada Sosialisasi Pergub Kaltim Nomor 26 Tahun 2014 di Aula Badan Arsip Daerah Kaltim, Kamis (23/10).

Menurut Sigit, arsip dinamis memang terbuka dan dapat diakses publik. Maka, berpedoman pada Pergub 26/2014 maka setiap arsiparis harus mampu membuat sistem klasifikasi, keamanan dan akses arsip dinamis.

Dalam tahap implementasi itu bagaimana arsip dinamis yang terbuka atau bisa diakses untuk publik. Namun keterbukaan publik ini tetap harus terjamin tetapi tetap harus diklasifikasi arsip mana yang boleh diakses dan mana tertutup untuk publik.

Sebab, tidak semua arsip dinamis yang boleh dibuka untuk publik terkiat kepentingan-kepentingan khusus sehingga perlu dibuat sistem keamanan baik bentuk fisik maupun isi (pesan) sehingga pencipta arsip merasa terlindungi privasinya dan tidak dirugikan.

“Meskipun bisa diakses publik namun hanya pihak tertentu saja yang boleh mengakses atau akses terbatas. Sementara klasifikasi untuk memisahkan arsip dinamis mana yang bisa dipertahankan dalam waktu tertentu atau segera dimusnahkan,” jelas Sigit Muryono.

Sementara itu Kepala Badan Arsip Daerah Kaltim H Mariansyah mengemukakan arsip dinamis adalah arsip yang dikelola, dicipatakan ataupun diterima lembaga, instansi pemerintah maupun organisasi dan perusahaan.

“Arsip ada tenggang waktunya. Arsip dinamis aktif apabila waktunya hanya satu atau dua tahun. Masa waktu hingga 10 tahun disebut arsip dinamis in aktif. Bahkan ada arsip statis atau permenen yang tidak dapat dimusnahkan,” ujar Mariansyah.

Dia menambahkan arsip statis atau permanen itu jumlahnya hanya sekitar lima persen dari seluruh arsip dinamis dan harus diserahkan kepada Badan Arsip daerah (BAD) atau tidak boleh dikelola lembaga, instansi, organisasi maupun perusahaan.

Sosialisasi Peraturan Gubernur Nomor 26 Tahun 2014 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis diikuti 50 peserta dari pengelola arsip lembaga, instansi pemerintah, organisasi dan perusahaan di Kaltim.(yans/hmsporv)

///Foto: Sigit Muryono menyampaikan sambutan pada pembukaan Sosialisasi Pergub tentang Arsip Dinasmis.(masdiansyah/humasprov kaltim)

 

 

Berita Terkait
Government Public Relation