BAD Laksanakan Bimtek Penyusutan Arsip

27 Mei 2016 Jam 00:00:00 Humas Prov. Kaltim Kearsipan 539 kali

SAMARNDA - Jumlah arsip di setiap instansi pemerintah dari waktu ke waktu, pasti akan terus bertambah. Jika tidak dikelola dengan baik, maka arsip-arsip itu akan menumpuk dan tentu akan sangat mengganggu.

Oleh karena itu, para pencipta arsip di setiap satuan kerja perangkat daerah (SKPD) dan BUMD harus mampu mengaplikasikan sistem penyusutan arsip dan prosedur penyerahan arsip statis.

"Penyusutan arsip sangat penting dilakukan oleh pencipta arsip baik yang ada di SKPD, BUMD, lembaga maupun organisai lainnya, karena dengan adanya penyusutan maka volume arsip yang tersimpan akan berkurang. Selain itu tenaga yang menyusutkannya bisa lebih efisien begitu pula pendanaannya akan semakin berkurang," kata Kapala Bidang Akuisisi Dan Pengelolaan Arsip BAD Kaltim Hj Asnah mewakili Asisten Administrasi Umum Setdaprov Kaltim H Aji Sayid Fatur Rahman, pada pembukaan Bimtek Kearsipan Penyusutan Arsip dan Penyerahan Arsip Statis, yang dilaksanakan di Ruang Serba Guna Kantor Badan Arsip Daerah Kaltim, Kamis (26/5).

Kegiatan penyusutan arsip harus melalui tahapan penilaian terhadap seluruh isi informasi yang terkandung dalam arsip itu sendiri yang memerlukan keseriusan, ketelitian dan kehati-hatian karena setiap keputusan yang telah diambil, khususnya dalam kegiatan pemusnahan suatu arsip akan berakibat hilangnya unit informasi yang merupakan rangkaian proses penyelesaian kegiatan dalam pelaksanaan fungsi organisasi.

"Oleh karena itu itu untuk menjamin rasa aman bagi pelaksanaannya maka setiap kegiatan penyusutan arsip harus dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku," kata Asnah.

Penyerahan arsip statis lanjut Asnah adalah pengalihan wewenang arsip dinamis yang dilaksanakan oleh pencipta arsip. Sementara penyusutan arsip dimaksud dalam pasal 9 ayat 2 UU Nomor 43 Tahun 2009 adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan sangat penting dilakukan dalam rangka menjaga dan menjamin efektivitas dan efesiensi kearsipan.

"Penyusutan arsip diharapkan dapat menjadi rambu-rambu untuk membantu instansi pemerintah mengurangi volume arsip dan sekaligus kesejarahan dalam bentuk media yang berpengaruh terhadap kepentingan nasional," ujarnya. (mar/sul/es/humasprov)

Berita Terkait