Kalimantan Timur
DKP3A Gelar Bimtek Pendokumentasian Dokumen Adminduk

dok.adpimkaltim

SAMARINDA - Berdasarkan hasil monitoring yang telah dilakukan di kabupaten/kota se-Kaltim,  pengelolaan arsip administrasi kependudukan secara umum masih kurang maksimal.Oleh karena itu DKP3A menggelar  Bimtek Pendokumentasian dan Penatausahaan Dokumen Administrasi Kependudukan

 

Kepala Dinas Kependudukan, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak (DKP3A) Kaltim Noryani Sorayalita, mengatakan petugas pengelola arsip harus memahami dan menguasai cara mengelola arsip, mengklasifikasikan dan mengkodefikasikan arsip yang baik sehingga mudah dicari dan ditemukan apabila dibutuhkan.

 

“Selain itu, perlu pula mengadopsi pengelolaan arsip digital yang telah diimplementasikan oleh Disdukcapil Kota Samarinda, sehingga mampu mengurangi banyaknya berkas manual yang tentu saja memerlukan tempat dan jika terlalu lama akan berbahaya bagi kesehatan,” ujar Soraya pada acara Bimbingan Teknis (Bimtek) Pendokumentasian dan Penatausahaan Dokumen Administrasi Kependudukan Provinsi dan Kabupaten/Kota se-Kaltim tahun 2021 di Hotel Selyca Mulia, Kamis (23/9/2021).

 

Dikatalan peran pengelola arsip  sangat penting dan strategis, mengingat permasalahan pengelolaan arsip yang sering kita temui adalah sulitnya menemukan kembali dokumen lama yang telah kita terbitkan sehingga hal ini akan menimbulkan permasalahan dan dapat berdampak hukum apabila menyangkut status keperdataan seseorang.

 

"Hal yang tak kalah penting dalam pendokumentasian dan penatausahaan dokumen administrasi kependudukan adalah terkait tata cara pemusnahan dokumen kependudukan invalid seperti KTP-el, KK, KIA dan Akta Pencatatan Sipil karena gagal encode, rusak, gagal cetak dan perubahan elemen data," ujarnya.

 

Soraya mengimbau, Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kabupaten/kota agar bisa melakukan pemusnahan dokumen kependudukan invalid tersebut dengan cara dibakar setiap hari.

 

“Tidak perlu menunggu banyak, dengan dilengkapi berita acara pemusnahan sebagaimana tertuang dalam Permendagri 104 tahun 2019 untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan apalagi tahun 2021 adalah tahun pencanangan peningkatan kualitas layanan Adminduk,” tandas Soraya.

 

Kegiatan ini diikuti sebanyak 40 peserta dari Dinas Dukcapil se-Kaltim. Hadir menjadi narasumber Kasub Direktorat Identitas Penduduk Dirjen Dukcapil, Maharani, Kasi Layanan Kearsipan, Dewi Astuti, dan Kabid Pengelolaan Informasi Adminduk Disdukcapil Samarinda, Didik Purwanto. (mar/sul/adpimprov kaltim)

Berita Terkait