Hindari Arsip Menumpuk, Terapkan e-Arsip

 

Hindari Arsip Menumpuk, Terapkan e-Arsip

 

SAMARINDA – Perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat belakangan ini mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan dalam melaksanakan berbagai kegiatan pemerintahan khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi.

Menurut Asisten Administrasi Umum Setprov Kaltim Meiliana, saat ini petugas kearsipan (arsiparis) dihadapkan pada permasalahan pengelolaan arsip secara manual, sehingga menumpuk dan tidak terpelihara.

“Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah,” kata Mailiana saat membuka Bimtek Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dan Statis di Badan Arsip Kaltim, Selasa (28/10).

Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini hanya berkutat pada kertas-kertas lusuh dan berbau menyengat. Kini juga tak ketinggalan telah memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip.

Arsip-arsip kuno yang memiliki nilai guna informasi sejarah dan mengandung keunikan yang sangat menarik sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik.

Dengan memungkinkan pengaksesan yang lebih luas diharapkan arsip merupakan barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan mayarakat.

Sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip, kini dapat diakses secara online dan bahkan layanannya telah mengarah pada sistem layanan otomasi.

Para arsiparis (pengelola kearsipan) hendaknya selalu tanggap dan mengikuti perkembangan teknologi informasi agar dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan. “Kedepan, arsip dikeloa melalui elektronik arsip (e-arsip) agar tidak ada lagi arsip yang menumpuk,” ujarnya.

Sementara itu Kepala Badan Arsip Kaltim H Mariansyah mengemukakan Bimtek bertujuan untuk meningkatkan kemampuan kinerja arsip dan sumber daya manusia pengelola kearsipan yang profesional dalam pengelolaan arsip dinamis dan statis.

“Sasaran kita pengembangan sistem teknologi informasi kearsipan dan memanfaatkan berbagai sumber informasi guna menghasilkan sistem informasi kearsipan yang akuntabel guna menunjang kelancaran tugas pencipta arsip,”  ujar Mariansyah.

Bimtek Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dan Statis  lingkup Pemprov Kaltim serta lembaga arsip kabupaten dan kota se-Kaltim dan Kaltara diselenggarakan selama dua hari sejak 28-29 Oktober diikuti 100 peserta dengan narasumber dari Arsip Nasional dan Badan Arsip Kaltim. (yans/sul/hmsprov)

Berita Terkait