Kearsipan Sangat Penting Tetapi Sering Diabaikan

SAMARINDA - Gubernur Kaltim Dr H Awang Faroek Ishak mengatakan, kearsipan sangat penting karena merupakan rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi yang berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan dan bukti eksistensi organisasi.

  "Arsip seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta," kata Gubernur Awang Faroek Ishak saat membuka sosialisasi Pergub Nomor 41 Tahun 2011 dan Pergub Nomor  49 Tahun 2011 yang disampaikan kepala Badan Arsip Daerah Kaltim,  Mariansyah di Aula Bina Bangsa Kesbangpol Kaltim, Senin (24/6).

  Kondisi ini diperparah dengan pandangan yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.  Padahal pengelolaan arsip secara baik dapat menunjung kegiatan administrasi secara keseluruhan. Fenomena dan gambaran umum tersebut haruslah menjadi titik tolak yang harus dijabarkan pada tataran yang lebih detail dan mendasar yang harus dikembangkan.    

"Diperlukan Petunjuk Teknis dan Tata Kearsipan melalui Peraturan Gubernur (Pergub) yang tujuannya  memberikan kemudahan pembenahan dan tata kerasipan, khususnya arsip konvensional/tekstual, sehingga memudahkan penemuan kembali informasi secara cepat, tepat dan akurat," jelasnya.

Sehubungan  sosialisasi Pergub Nomor 41 Tahun 2011  tentang Petunjuk Teknis Pembenahan Arsip Konvensional dan Pergub Nomor 49 Tahun 2011 tentang Pedoman Tata Kearsipan di lingkungan SKPD Pemprov Kaltim. Merupakan bagian dari program dan kegiatan pembinaan sumber daya manusia (SDM) di bidang kearsipan untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan wawasan bagi para petugas pengelola arsip di setiap unit kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD).

Baik di lingkungan pemerintah provinsi maupun pemerintah kabupaten dan kota se-Kaltim, khususnya terkait dengan dikeluarkannya Pergub tentang Petunjuk Teknis Pembenahan Arsip dan Pergub tentang Pedoman Tata Kearsipan.

  Dia berharap sosialisasi ini mampu memberikan persamaan persepsi bagi para arsiparis  dalam rangka pengelolaan manajemen kearsipan yang lebih baik. Mulai dari sistem penyimpanan dan penemuan kembali informasi yang terdiri dari berbagai aspek seperti lokasi fisik, metode klasifikasi dan indeks, pengaturan berkas, peralatan dan perlengkapan serta teknologi yang digunakan dalam implementasi sistimnya. 

"Saya berharap pengetahuan yang diperoleh selama mengikuti sosialisasi ini, dapat disosialisasikan kembali kepada rekan dan pihak lainnya yang mempunyai keterkaitan dengan bidang kearsipan, sehingga dapat diketahui dan dipahami, tidak hanya dalam lingkup SKPD tetapi juga pada masyarakat secara luas," jelasnya.

  Sementara itu ketua panitia sosialisasi, Nyoman Susastra menjelaskan tujuan sosialisasi ini adalah agar para arsiparis lebih memahami tata cara pembenahan arsip dan menjamin, tersedianya arsip yang otentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah dan meningkatkan kualitas pelayanan publik pada pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang terpercaya. (sar/hmsprov).

Foto : Mariansyah

Berita Terkait